Pymes: ¡organiza tus compras para gestionar mejor tu crecimiento!

Si bien la profesión de comprador ha pasado a primer plano durante la crisis sanitaria, las pequeñas y medianas empresas (pymes) han estado a la vanguardia de la innovación, la adaptabilidad y la creatividad. Analizar costes y riesgos, repensar las relaciones con proveedores, formar a los compradores, etc. todos ellos son elementos estratégicos para desarrollar una estrategia de compras. Actualización con Jean-Jacques Ruste, experto en compras internacionales y organización empresarial.

Las crisis nos hacen comprender que algunas cosas deben cambiar. ¿Pero de qué tipo de cambio estamos hablando?

Una PYME podría cambiar de proveedor con una reducción de precio del 3%. Posteriormente, también puede darse cuenta de que los costos internos, los retrasos en las entregas y la mala calidad están poniendo en peligro su futuro.

O bien, esta PYME podría negociar un descuento del 2% con una alineación de especificaciones, una actualización de los criterios de selección donde el peso de la decisión esté ponderado por el precio en un 50%, el plazo de entrega en un 20%, la calidad en un 20% y el concepto de desarrollo sostenible. Garantía y servicio al 10%.

Para mí, el segundo escenario es un enfoque de sentido común y producirá resultados a largo plazo.

Por tanto, lo que nos espera es un cambio organizativo.

Primer paso: las pymes necesitan descubrir todos sus gastos

¡Más del 50% de la facturación proviene de compras! Por ello, sea cual sea su tamaño y sector de actividad, las pymes deben adoptar un enfoque integral para conocer todos sus gastos.

Naturalmente, pensamos primero en las compras directas, es decir, en la producción. Pero no hay que descuidar las compras indirectas y los gastos generales para los que existen fuertes «ahorros» o ahorros en compras.

En la práctica, las PYMES naturalmente incluyen en sus compras lo relativo a la producción, pero se «olvidan» de considerar que el software que permite establecer las nóminas, o el proveedor de servicios que las establece, son compras.

Energía, seguros, gastos bancarios, compras de servicios, mano de obra… todo debe ser rastreado, cuantificado y negociado.

Analizar costos internos y externos.

Para cada compra, es necesario analizar los costos para comprender los costos que genera. El costo total incluye costos de adquisición, pedidos, abastecimiento y recepción, costos de inventario, costos contables, costos de obsolescencia de productos, así como aquellos relacionados con el reciclaje. Al final del año, si calculamos el costo de cada escritura de compra y lo comparamos con el monto promedio de cada factura, podemos determinar una escritura de compra promedio. Esto es parte de los costos internos.

Identificar los gastos y las partes interesadas le permitirá mapearlos. Este mapeo tiene como objetivo organizar la función de compras y estructurar el trabajo de los compradores.

Más importante aún: este análisis nos permite darnos cuenta de que estamos pidiendo a nuestros proveedores que presenten especificaciones que cuestan una enorme cantidad de tiempo y dinero cuando a veces no son necesarias. Ver los ingresos por comprar a su proveedor es el comienzo de una compra responsable. ¡Sencillo, eficaz y económico!

Estrategia y visión de compras.

El análisis de costes es una oportunidad para preguntarnos: ¿deberíamos agrupar las compras, globalizarlas? ¿Deberíamos utilizar una plataforma específica, compartir compras con otras empresas, hacer abastecimiento, confiar en un experto que alivie a la empresa de esta carga? En otras palabras, el análisis de costes es un requisito previo necesario para desarrollar una estrategia de compras, pero no suficiente. Desarrollar una buena estrategia de compras también requiere de herramientas, una visión de los objetivos a alcanzar y un análisis de riesgos para anticiparse a las crisis.

análisis de riesgos, a través de El índice de criticidad es una buena manera de anticipar las crisis. ¡Todo esto está calculado! Criticidad = Problemas x Probabilidad x Detección

Una organización adaptada a cada PYME

Una vez elegida la estrategia, la empresa se beneficia de la creación de una organización adecuada a su tamaño, su contexto y sus necesidades.

Suelo decir que una PYME es como una persona que tiene una cabeza, dos brazos y dos piernas. Su cabeza es su visión, es decir, la dirección a tomar. Su brazo derecho son sus equipos. Su brazo izquierdo representa sus recursos (oficinas, equipos informáticos, etc.). Sus piernas son las metas a alcanzar. A la hora de comprar debes tener en cuenta: coste total, plazos, calidad y servicios. ¡Un buen comprador tiene, por tanto, cuatro patas!

En una PYME, el comprador debe adaptar los objetivos a los medios de los que dispone. En general, ¡estos medios son muy limitados! Pero la PYME compradora también se beneficia de una ventaja: a menudo es la única que toma las decisiones.

Reconsiderar las relaciones con los proveedores y comunicarse con los prescriptores.

Tus proveedores son tus mejores aliados. “Sea el comprador preferido de su proveedor”: esto es lo que aconsejo a los participantes durante la formación. Para hacer esto, debes:

– desarrollar asociaciones con proveedores con los que trabajamos desde hace más de 3 años;

– comprender las limitaciones de su proveedor;

– visitar su sitio de producción para analizar la complejidad de sus solicitudes de compra.

Además, organizar o reorganizar compras implica comunicarse internamente. Aquellos que estaban acostumbrados a hacer pedidos sin consultar a nadie podrían sentirse «limitados». La oficina comercial que acostumbra a reservar en cualquier hotel se sentirá sancionada si no ha habido comunicación previa. Por lo tanto, explicar el significado del enfoque ayuda a limitar la resistencia al cambio.

En compras, emprender la gestión del cambio requiere comprender los beneficios de un enfoque de compras, mapear los gastos, identificar a las personas clave, etc.

Innovación para comprar mejor

Por ejemplo, durante la crisis sanitaria del Covid-19, las pymes ganadoras son aquellas que innovaron. Escasez, retrasos en las entregas, fallos de proveedores, paro parcial… Ante estas dificultades, tuvieron que adaptarse y mostrar creatividad para gestionar en remoto, realizar entregas a sus clientes o incluso encontrar productos sustitutos.

Compra responsable

En términos de responsabilidad social corporativa (RSC), la carta de relaciones con proveedores responsables es una buena guía para organizar las relaciones con proveedores y prestadores de servicios.

Al mismo tiempo, las PYME también tienen interés en comunicar externamente su implicación en la compra responsable. Obtener la etiqueta “Compras y relaciones con proveedores responsables” les brinda un diferenciador y visibilidad ante sus clientes.

Centrarse en la formación realizada por profesionales.

Emprender un proceso de compra no se puede improvisar: comprar es una profesión compleja. Para cada PYME, la organización de la función de compras debe adaptarse al contexto, a la naturaleza de las compras y al sector de actividad. Es por ello que ORSYS ofrece varios cursos de formación dirigidos por profesionales y enfocados a la aplicación práctica.

Cada PYME debe preguntarse la naturaleza de sus compras para comprender qué empleados se beneficiarán más de la formación. También es importante determinar qué habilidades deben desarrollarse: ¿habilidades relacionadas con la adquisición de compras y/o habilidades relacionadas con la organización de compras? Por tanto, una empresa decidirá formar a un comprador en técnicas de negociación y otra en estrategia de compras. Otros optarán por la formación organizada dentro de la empresa, sobre el tema de compras responsables o innovación con proveedores.

A principios de 2022, una directora de compras se puso en contacto conmigo tras la formación de sus equipos: “Esta capacitación significa 1,5 millones de ahorro en 2021 pero sobre todo son los proveedores que entregan a tiempo y un proyecto de desarrollo sustentable elogiado por mi gerencia”.

Una gran estrategia combinada con un equipo bien capacitado crea valor y da corazón al trabajo.