Con el aumento del teletrabajo, se espera que se desarrolle la oficina flexible dentro de las empresas. ¿La idea? Adáptese a nuevas formas de trabajar con espacios más colaborativos mientras reduce el espacio de oficina. Para evitar la resistencia al cambio, este enfoque debe explicarse y comprenderse. La implicación de los responsables previos al proyecto y de sus equipos desempeña un papel central en su éxito. Clémence Rouart, experta en gestión, responde a nuestras preguntas e identifica las claves del éxito de una oficina flexible.
Cada vez más empresas están considerando la posibilidad de reorganizarse en oficinas flexibles. Es decir, una disposición de espacios en la que los empleados ya no cuentan con una oficina dedicada. Actualmente, alrededor del 15% de las empresas ya lo han adoptado (Aviva, BNP Paribas, Axa, L’Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu, etc.). Esto podría ser preocupante Del 40 al 50% de las propiedades de oficinas en 2030.
Si este fenómeno se desarrolló por primera vez en los años 1990 en el seno de las empresas de consultoría, hoy está experimentando una rápida aceleración. Con el aumento del teletrabajo, las oficinas ahora están vacías la mitad de la semana. Sin embargo, los metros cuadrados vacíos tienen un coste.
Para tener éxito, la oficina flexible no debe pensarse ni percibirse como una simple medida para ahorrar metros cuadrados y por tanto… en alquileres. El cambio debe ser sostenido para evitar la resistencia organizacional de los empleados, una disminución del sentimiento de pertenencia o incluso una fuga de talento. En otras palabras, involucrar a todos los empleados y directivos con mucha antelación. Los gerentes también necesitan adaptar sus prácticas.
¿Qué es la oficina flexible?
La oficina flexible es un modo de organización en el que los empleados ya no tienen una oficina dedicada dentro de la empresa. Claramente ya no tienen un espacio personal, como una oficina “cerrada” o una oficina dentro de un espacio abierto. Por tanto, son libres de instalarse en uno de los espacios de trabajo de la empresa, eligiendo el que mejor se adapte a la actividad del momento. En general, un código de colores permite delimitar el espacio dedicado a tal o cual servicio. La idea es evitar la pesadilla de todo directivo: tener equipos repartidos en diferentes plantas, no saber dónde están los compañeros, etc.
Los empleados suelen tener un casillero con llave para guardar sus pertenencias personales. La flex office ya no permite personalizar el espacio de trabajo: no más fotos de los niños ni planos sobre el escritorio. Los espacios ahora están dedicados a nuevos usos y necesidades, en particular la de intercambiar más, incluso de manera informal. Con el teletrabajo, los directivos ya no ven a sus compañeros todos los días. Esto aumenta la necesidad de reuniones y, por tanto, de espacios para reuniones.
La oficina flexible supone, por tanto, un aumento del número de espacios colaborativos: salas de reuniones de distintos tamaños, ágoras, espacios para el intercambio de ideas, espacios para la creatividad, espacios modulares con paredes desmontables, etc. Su diseño debe pensarse en función de su uso. Podemos imaginar salas dedicadas a la creatividad sin sillas ni escritorios, donde se pueda descalzar o incluso equipadas con pantallas táctiles o paredes en las que se pueda escribir.
También requiere espacios de aislamiento: alcobas, cabinas telefónicas, etc.
En cuanto a los intercambios informales, la instalación de espacios «acogedores» debería favorecerlos, por ejemplo con sofás.
No hay oficina flexible sin teletrabajo
En principio, la oficina flexible se aplica a empresas de todos los tamaños y de todos los sectores comerciales. Sin embargo, hay que tener en cuenta que va de la mano de la organización del trabajo: no hay oficina flexible sin teletrabajo. Y, al igual que esta última, la oficina flexible es incompatible con algunas profesiones. De hecho, algunos requieren equipos específicos y difíciles de transportar (ingenieros, diseñadores, etc.). Otros están sujetos a requisitos de confidencialidad. Es por ello que la oficina flexible la encontramos con mayor frecuencia en empresas de consultoría y prestación de servicios.
Como en el caso del teletrabajo, los directivos han tenido que adaptarse a este cambio a gran escala sin contar siempre con el apoyo adecuado. Para los empleados, este es un cambio con el que puede resultar difícil vivir si no ven los beneficios que pueden obtener de él. Por ejemplo: más autonomía, una relación de confianza renovada, más concentración y creatividad, más intercambios interdepartamentales y, por tanto, mejor colaboración…
¿Cuáles son los puntos de control para una oficina flexible exitosa?
La dirección de la empresa suele comunicar poco sobre el tema. Sin embargo, para que la oficina flexible funcione, debe explicarse y entenderse desde el principio. Sobre todo, no debe verse exclusivamente como una fuente de ahorro.
Para empezar, esto implica realizar estudios sobre la ocupación del espacio de trabajo y el impacto de la reorganización flexible de las oficinas. También es necesario informar a los empleados y directivos sobre el objetivo común del proyecto. Es mejor integrarlos en la reflexión para que se mantengan unidos, sean fuerza de propuestas constructivas y no sufran después. En otras palabras, pregúntales cuáles son sus necesidades. Por su parte, los gerentes deben comprender aún más los beneficios y limitaciones de la oficina flexible, ya que necesitarán llevar el cambio a sus equipos.
Además, una oficina flexible exitosa también significa un marco claro para organizar el trabajo saber de antemano quién estará o no presente en el sitio. Por tanto, el teletrabajo no puede funcionar con días “flotantes” tomados de forma aleatoria o inesperada. Porque si los empleados no respetan las jornadas de teletrabajo, la empresa afrontará jornadas muy ocupadas en las que algunos perderán tiempo buscando un espacio donde instalarse.
En pocas palabras, el arte de la oficina flexible consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre flexibilidad y reglas estrictas. La capacidad de escucha y la asertividad son dos soft skills esenciales para que el teletrabajo y la oficina flexible se combinen armoniosamente.
¿Cuáles son las mejores prácticas y habilidades de gestión a priorizar en la oficina flexible?
Hacer de la oficina flexible una forma eficiente de organización en la que los gerentes puedan confiar cinco buenas practicas gerenciales.
1 – Anticipar y planificar
Incluso más que el teletrabajo y el trabajo híbrido, la oficina flexible requiere habilidades de anticipación y planificación por parte del directivo. En otras palabras, un cierto rigor en la forma de funcionamiento y organización. Pero no sólo eso. Esto también requiere establecer una relación de confianza mutua con el equipo para compartir horarios y visibilidad del trabajo.
En el espacio abierto, el trabajo es visible a través de la presencia del empleado en su puesto de trabajo. En la oficina flexible, como en el teletrabajo, el trabajo es visible a través de la tecnología digital.
2 – Escuche a los empleados
Flex Office requiere que escuches aún más a tus equipos. Escucha que implica principalmente peticiones. Por lo tanto, el directivo debe favorecer las preguntas abiertas, basadas en hechos y sin prejuicios. En lugar de «¿no te importa cambiarte a la oficina flexible?» «, en su lugar preguntará «¿qué necesitas para trabajar en la oficina flexible?» «.
Esta también es una oportunidad para hacer preguntas sobre el equipo. Necesita conexiones sencillas, conexiones VPN eficientes, incluso una conexión automática a la red… Y, por supuesto, equipos informáticos que sean al mismo tiempo ligeros y fácilmente transportables y ergonómicos, pantallas duplicadas disponibles en los nuevos espacios de trabajo…
Esta escucha también es útil para comprobar si los equipos saben utilizar herramientas colaborativas. Si es necesario mejorar las habilidades, corresponde al gerente garantizar que sus equipos tengan acceso a la capacitación.
3 – Establece las reglas y asegúrate de que se respeten
El directivo debe establecer las reglas de funcionamiento para empezar con buen pie. Como en el caso del teletrabajo, dos oportunidades se prestan para este propósito.
· Primera oportunidad
Un marco de preguntas proporcionado por RR.HH., normalmente al iniciar el teletrabajo. Se pregunta a los empleados sobre su capacidad para pedir ayuda, expresar desacuerdos, organizarse o incluso entablar una comunicación reflexiva.
· Segunda oportunidad
Un laboratorio para la co-construcción de reglas. Durante este taller, el equipo determinará, por ejemplo, qué canales de comunicación favorecer o los intervalos de tiempo legítimos de indisponibilidad. Esto es especialmente beneficioso para los directivos porque el teletrabajo ha generado exigencias excesivas y expectativas muy altas por parte de los equipos en cuanto a los tiempos de respuesta.
4 – Reevaluar la situación periódicamente
Gestionar bien una oficina flexible significa evaluar periódicamente si cada empleado dispone de los medios materiales y técnicos necesarios para trabajar de forma eficaz. Lo ideal es que sea una vez por trimestre y en una ocasión dedicada. Esta cuestión no debería quedar sumergida en una agenda más global.
Reevaluar la situación también significa permanecer alerta ante los riesgos psicosociales. Aquí son similares a los del teletrabajo. Algunas señales pueden alertar al directivo: un empleado que viene menos a la oficina o que se comunica menos cuando está presente, la productividad disminuye, etc.
5 – Desarrollar la cultura de la retroalimentación
El éxito de la oficina flexible requiere desarrollar una cultura de retroalimentación. El empleado debe tener el coraje de decirle al gerente qué funciona y qué no. Por un lado, debe sentirse seguro al contarle sus necesidades. Por otro lado, corresponde al directivo adoptar una actitud que inspire confianza.
En su opinión, ¿la oficina flexible es una oportunidad o una limitación?
En general, los directivos no recibieron suficiente apoyo para crear una oficina flexible. Sin duda, ellos también sintieron que habían sufrido este cambio.
Por su naturaleza, la oficina flexible debe ser flexible y escalable. y la moda prueba y aprendees posible reajustar la organización para tener en cuenta las dificultades encontradas. Por eso es tan importante escuchar los comentarios de todos los empleados y utilizarlos para ofrecer soluciones concretas.
El espíritu de equipo y el sentido de pertenencia a la empresa son cuestiones centrales. Bien diseñada y bien utilizada, la oficina flexible te permite hacerlo Fortalecer las conexiones entre los diferentes departamentos de la empresa.. Siempre y cuando los empleados jueguen y no se sienten siempre en el mismo lugar y al lado de las mismas personas. El directivo también tiene un papel que desempeñar aquí. fomentar los intercambios entre colaboradores que no se conocen, para animar a cada uno a acercarse al otro, etc. fomentar la colaboración.
Por último, la oficina flexible es quizás una oportunidad.
En primer lugar, superar las deficiencias de los espacios abiertos. No más problemas de concentración e hipercontrol gerencial, espacio para la creatividad y la autonomía en una relación de intercambio y confianza.
Luego, para resolver algunas dificultades relacionadas con el teletrabajo: poner fin a la sensación de aislamiento fomentando los intercambios informales.
Algunas personas creen que la oficina flexible deshumaniza a la empresa. En realidad, la oficina flexible será lo que los empleados y directivos hagan de ella.
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