Las empresas están entrando en la era de la hiperautomatización

RPA. Tres letras sinónimo de productividad. La automatización robótica de procesos consiste en automatizar al máximo las tareas digitales repetitivas, que consumen mucho tiempo y que no añaden valor a una organización.

Para ello, los robots de software reproducirán la secuencia de clics o copiar y pegar que un empleado realiza manualmente en su estación de trabajo para recopilar y procesar información. Normalmente se trata de tareas sencillas, como rellenar formularios, extraer datos de una tabla o base de datos, realizar cálculos, manipular archivos, carpetas, etc.

RPA mejora la eficiencia

Gracias a RPA la empresa ganará en productividad. Tomemos el ejemplo de un banco. Al abrir una cuenta bancaria, un robot se asegura de que se recopilen todos los documentos justificativos. Otro consulta varias bases de datos para verificar que el nuevo cliente no tenga prohibido el acceso a los servicios bancarios. La empresa gana así en eficiencia operativa al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos o incumplimientos.

La automatización trae otros beneficios. Al automatizar los procesos administrativos, una organización depende menos de que sus empleados estén en el sitio y gana resiliencia. Según el propio Gartner, el mercado de RPA aumentará casi un 39% en 2020, alcanzando los 1.900 millones de dólares. En Francia, el 29% de las grandes empresas y ETI ya han implementado esta tecnología, según otro estudio publicado por Mazars y UiPath, líderes del mercado de RPA.

RPA ya era una tendencia importante con la crisis sanitaria, la pandemia de Covid-19 no ha hecho más que acentuar la necesidad de que las empresas automaticen cada vez más sus procesos. Por tanto, RPA está evolucionando hacia la hiperautomatización. Este término fue acuñado por la consultora estadounidense Gartner, que lo identificó como una de las nueve tendencias tecnológicas de 2021.

De la RPA a la hiperautomatización

Por tanto, RPA forma parte de un movimiento más amplio de hiperautomatización que utiliza varios elementos tecnológicos, siendo el principal la inteligencia artificial.

En la parte superior de la cadena de procesamiento, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae datos relevantes de un documento como una orden de compra o una factura. Luego, los robots de software RPA conciliarán estos datos con otros, mientras que el aprendizaje automático proporciona una capa de inteligencia artificial.

Una solución de hiperautomatización también puede utilizar la gestión de procesos de negocio (BPM) y el enfoque de código bajo/sin código. Entonces, hablemos de la automatización robótica de escritorio (RDA). Utilizando plataformas de diseño de aplicaciones que requieren poco o ningún código, los expertos empresariales automatizan sus procesos ellos mismos. Una democratización que tenga sentido. Por último, ¿quién sabe mejor que el personal operativo qué procesos deberían industrializarse prioritariamente?

También se ha ampliado el espectro de procesos aptos para la automatización. Después de comenzar con operaciones contables y financieras, RPA abordó funciones de soporte como TI o recursos humanos. En el caso de un proceso de incorporación de un nuevo empleado (onboarding), los bots activarán automáticamente una solicitud de insignia o crearán un perfil en el directorio de la empresa.

¿Quiénes son los especialistas en RPA?

En este creciente nicho de RPA encontramos especialistas como los líderes del mercado Automation Anywhere, Blue Prism y UiPath. Este último fue valorado en alrededor de 40 mil millones de dólares durante su oferta pública inicial el pasado mes de abril. SAP compra el Contextor francés. Procedentes del mundo de la gestión de procesos de negocio (BPM), actores como Appian y Pega también tienen toda la legitimidad para reclamar un lugar en la automatización de procesos.

Ni siquiera los gigantes digitales pudieron mantenerse al margen del fenómeno. Google Cloud se ha asociado con Automation Anywhere y AWS se ha asociado con Blue Prism o UiPath. Con Power Automate, Microsoft ofrece su propia plataforma de hiperautomatización combinando componentes básicos de código bajo, RPA e inteligencia artificial.

Microsoft también ofrece una versión cliente de su solución dirigida a especialistas empresariales que no son profesionales de TI. Power Automate Desktop (PAD), que se puede descargar de forma gratuita, permite al usuario automatizar una variedad de tareas personales directamente desde su estación de trabajo. Una forma de democratizar la RPA a través de la práctica.

Por ejemplo, puede recibir un correo electrónico que contenga una lista de sus próximas citas, analizar automáticamente los tweets y pasar los resultados a un conjunto de datos de Power BI, o crear una tarea tan pronto como se le mencione en un correo electrónico.

¿Cuáles son los impactos de la RPA y la hiperautomatización en los negocios?

Sin embargo, a nivel empresarial, la implementación de RPA no es neutral. Al abordar procesos potencialmente estructurantes, un proyecto de este tipo puede tener impactos en la organización del trabajo y, por tanto, en el empleo. Si bien se suele decir que los robots liberan a los empleados de tareas tediosas, el alcance de su trabajo se puede cambiar.

Por lo tanto, los recursos humanos intervendrán en las fases iniciales para evaluar los impactos sociales de la automatización de un proceso y aplicar, en su caso, acciones de formación o incluso de reciclaje si se pretende eliminar puestos por parte de RPA.

En términos de gobernanza, la empresa debe crear un comité directivo que reúna al departamento de TI y a los departamentos de negocio para definir los objetivos perseguidos y los casos de uso asociados. Más allá de buscar ganancias de productividad, RPA puede mejorar significativamente las relaciones con los clientes o optimizar la experiencia de los empleados.

Algunas grandes empresas, maduras en el sector, han industrializado este método con decenas de robots en producción. Para ello han establecido un Centro de Excelencia (CoE) que puede tener diferentes nombres. Una fábrica de RPA, fábrica cognitiva o fábrica de automatización reúne diferentes perfiles, desarrolladores de robots y expertos en negocio.

Todos los proyectos de RPA pasan por esta fábrica que garantizará la calidad, seguridad y mantenimiento de los robots desarrollados. Por razones de coherencia, generalmente está vinculado al departamento de TI para garantizar una buena integración con el sistema de información de la empresa.