En primer lugar, el trabajo remoto no es necesariamente teletrabajo, aunque en ambos casos puede haber gestión remota. Teletrabajo significa trabajar fuera de las instalaciones de la empresa desde tu casa o un espacio de coworking. Sin embargo, cuando los miembros del equipo trabajan en diferentes ubicaciones de una misma empresa, hablamos de trabajo remoto pero no de teletrabajo.
El teletrabajo ya se practicaba antes sin nombrarlo. Anteriormente percibido como un privilegio de los directivos independientes, desde la crisis del Covid-19 se ha extendido a todos los niveles jerárquicos. Muchos lo consideran ahora una ventaja sustancial, casi una ventaja adquirida cuyo cuestionamiento provoca resentimiento, en particular porque elimina el tiempo necesario para desplazarse entre el hogar y el trabajo.
¿Con qué tipos de organizaciones se enfrentan los directivos hoy en día?
Hoy predominan tres configuraciones: 100% teletrabajo o 100% remoto, también llamado full remoto; 100% presencial, que aún tiene sus fans; Modo híbrido con alternancia hogar/trabajo.
El modo híbrido no deja de tener consecuencias en la organización de los espacios de trabajo. Por tanto, la oficina flexible, que ya no cuenta con una oficina dedicada, está experimentando actualmente una aceleración meteórica.
Por último, aunque el trabajo a distancia y el teletrabajo no son lo mismo, las dificultades encontradas y las soluciones que se deben encontrar pueden ser similares.
¿Cuáles son las principales dificultades de la gestión remota?
Las dificultades evolucionan con el tiempo dependiendo de las organizaciones creadas. De hecho, las necesidades de los ejecutivos y sus equipos no eran las mismas en marzo de 2020 durante el primer confinamiento o en septiembre de 2020 durante la primera ola de regresos a las oficinas centrales.
Por definición, en una organización híbrida, algunos empleados teletrabajan total o parcialmente. Se podrían eliminar los rituales establecidos cuando todos trabajan de forma remota (por ejemplo, un intercambio de vídeos uno a uno todas las mañanas). De hecho, el directivo que vuelva al modo 100% presencial o híbrido, como parte de su equipo, puede que ya no tenga tiempo para dedicarlo a estas discusiones.
La gestión del modo híbrido plantea muchas preguntas. Primero, ¿cómo podemos recrear la informalidad con sólo dos días de presencia a la semana? Entonces, ¿cómo podemos restaurar la cohesión del equipo y una visión común? Finalmente, ¿cómo hacer que el funcionamiento en modo híbrido sea eficiente?
Resolver estos desafíos requiere comentarios de los gerentes y sus equipos. En Disrupt’ Campus Nantes, también asesoro a estudiantes que recopilan y analizan los comentarios de los empleados sobre nuevas formas de trabajar dentro de las empresas asociadas.
¿En qué buenas prácticas y herramientas puede confiar el gestor?
Durante el curso Gestionar a tus empleados en teletrabajo también se aborda de forma divertida la reflexión sobre las dificultades de la gestión remota y las soluciones que se pueden encontrar. Un juego de mesa cooperativo permite debatir entre directivos sobre todos los temas que surgen en el teletrabajo. Al final del juego, los directivos recuperan las diferentes cartas jugadas y las utilizan para elaborar un plan de acción.
Además, el directivo debe invitar a su equipo a pensar en los diferentes acontecimientos que pueden interrumpir el teletrabajo y anticipar soluciones. La idea es que los empleados identifiquen sus propios obstáculos y dificultades. ¿Puedo regresar rápidamente en persona en caso de emergencia? ¿Necesitan formación? Para el empleado, esto equivale a realizar un autodiagnóstico de su capacidad para teletrabajar de forma efectiva. Para el directivo, esta es una oportunidad para evaluar la madurez del empleado para beneficiarse del teletrabajo.
¿Significa esto que el teletrabajo no es adecuado para determinados empleados?
Sí, efectivamente. Algunas personas, por falta de organización o autonomía, necesitan un marco estructurante dentro de la empresa. Otros no se benefician de un entorno de vida personal que les permita trabajar de forma remota (equipo adecuado, espacio de trabajo silencioso, etc.). Otros tienen esencialmente misiones que requieren presencia en el sitio. Corresponde al administrador garantizar esto. Por ejemplo, durante una entrevista previa al teletrabajo basada en el autodiagnóstico del empleado. Por un lado, comprobar que comprende y respeta el marco establecido por la empresa. Por otro lado, asegurar que el porcentaje de misiones teletrabajables sea suficiente.
¿Qué necesitan los directivos para adaptarse a la gestión remota o híbrida?
En la formación, los directivos expresan una necesidad de autonomía, contacto, intercambios, estructura, orden, estímulos, etc.
Lo que surge muy a menudo es la necesidad de celebrar, es decir, revivir cosas positivas con el equipo. Los directivos también deben lamentar la pérdida del 100% de presencia, que tenía el mérito de ser una situación estable en comparación con la organización híbrida ahora extendida. Además, aunque esto pueda parecer contradictorio con la necesidad de contacto e intercambio, necesitan calma. Y esto se debe sobre todo a que el modo híbrido ha reforzado la “conexión continua”. Estas nuevas necesidades pueden requerir la adquisición o el fortalecimiento de ciertas habilidades.
¿Cuáles crees que son las habilidades esenciales para la gestión remota?
Ser capaz de soltarse es esencial: los directivos necesitan ganar perspectiva. Para ello, pueden incluir en su agenda “reuniones consigo mismos”. En otras palabras, tómate un momento para dar un paso atrás y analizar su negocio. Esta puede ser una buena oportunidad para identificar los residuos con un espíritu «lean».
Rutas de entrenamiento: Gerente: ¡aprende a dejar ir! – Saber soltarse y dar un paso atrás – Lean y Agility al servicio del liderazgo directivo
Saber gestionar el tiempo es una habilidad directiva básica. Y esto independientemente de la forma en que se organice el trabajo. Esto implica priorizar sus tareas. Y yo iría aún más lejos hablando directamente con los directivos: antes de establecer prioridades, ¡recordad podar! ¿Cuántas tareas puedes completar realmente en una hora?
Rutas de entrenamiento: Administre su tiempo para ser más eficiente: optimice la gestión de su tiempo cuando trabaje de forma remota
Atrévete a decir e institucionaliza la retroalimentación: para avanzar en este ámbito, la Comunicación No Violenta es una buena opción formativa. También invito a los directivos a ser claros en su comunicación. Deben asegurarse de que se comprenda su mensaje. Por ejemplo, en una reunión, pueden pedirle a uno de los miembros del equipo que reformule.
Rutas de entrenamiento: Proporcionar retroalimentación efectiva, taller práctico – Fortalecer su bondad con comunicación no violenta – Desarrollar comunicación auténtica y constructiva
Finalmente, pensar en gestión significa también pensar en liderazgo. Esto incluye una gran capacidad de empatía. También necesita inspirar confianza, delegar y ayudar a los miembros de su equipo a progresar.
Rutas de entrenamiento: Desarrolla tu liderazgo directivo – Delega y empodera – Desarrolla las habilidades de tus empleados
Comunicación asincrónica, multiplicación de señales, instrucciones vagas, etc. son prácticas que deben evitarse en la medida de lo posible. Invito a los directivos a preferir el teléfono al correo electrónico. Cuando sea necesario informar, se debe explicar el motivo. También recomiendo definir claramente las “reglas del juego” del teletrabajo. Mejor aún: cree reglas operativas con su equipo. De este modo serán mejor aceptados.
Usa el video correctamente: ¡usa tu cámara primero! Por lo tanto, una videoconferencia nunca debe exceder los 45 minutos. Sugiero distribuir los roles para que todos se sientan involucrados: un guardián del templo que recuerda las reglas al principio y hace que se respeten, un secretario de sesión que toma notas, un facilitador que ayuda en las decisiones si los intercambios se estancan y un guardián de tiempo. También podemos complementar la diversión con juegos colaborativos.
Finalmente, no exceda el 50% de información bajista durante las operaciones remotas.
¿Cuáles son las necesidades de formación de los directivos?as.
El curso de formación Gestiona a tus empleados en teletrabajo está dirigido a todos los directivos, jefes de equipo, responsables de proyectos responsables de equipos o empleados que trabajan en teletrabajo. Por encima de todo, los participantes aprecian el intercambio entre pares, lo que hace posible formalizar una comunidad de práctica. Cuando se organiza una formación dentro de la empresa, a menudo se planifica una discusión de seguimiento para evaluar qué funciona y qué funciona peor. Una vez finalizada la formación, ya tienen ideas muy precisas sobre lo que conseguirán en el corto plazo:
- delegar más;
- un taller para construir reglas operativas en equipo;
- Autodiagnóstico de madurez de los empleados.
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